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IT
外包的風險管理

  隨著信息化程度的提高,IT外包服務在企業信息化建設以及電子政務建設中所處的地位日益加強。我國IT外包服務市場增長很快,中國IT外包服務市場規模在2002年達到33.5億元人民幣,年增長率為18.4%。作為一種長期的委托行為,IT外包服務合同履行往往是三年、五年,甚至幾十年。建設周期長,不可預見因素就會相應增多,對IT服務外包項目風險問題的分析和控制,具有重要的現實意義。
  外包(Outsourcing),是指企業利用外部的專業資源為己服務,從而達到降低成本、提高效率、充分發揮自身核心競爭力乃至增強自身應變能力的一種管理模式。目前,IT領域常見的外包有軟件系統開發、數據中心托管、安全服務外包以及IT培訓等形式。這里,我們主要談及企業軟件系統開發的外包管理。

風險管理的重要性
我們知道,風險(Risk)是指損失發生的不確定性,它是不利事件或損失發生的概率及其后果的函數,用數學公式表示為:R=f(P,C),其中R表示風險,P表示不利事件發生的概率,C表示該事件發生的后果。其含義為:風險是人們因對未來行為的決策及客觀條件的不確定性而可能引起的后果與預定目標發生多種負偏離的綜合。IT外包風險,從經濟學角度分析則是指IT外包工程實施結果相對于預期結果的變動程度,即企業IT外包預期收益的變動程度。通俗地說,IT外包類似于家庭聚餐委托外面的廚師代工,IT外包風險則類似于你期望這次家庭聚餐獲得的美食效果與實際效果的差異。
IT外包風險,是由許多不確定因素造成的。有時候,公司要配合外包服務提供商的需求進行一些額外工作,這其中的協調成本,可能會非常昂貴。除此之外,簽約金和監督外包廠商進展的支出,也可能遠高于預期支出。最糟糕的是,如果外包服務提供商開發出來的軟件不夠好,企業還得再次去委托其他廠商完成,這類似于要找別的廚師重新做菜。另外,還有一些合同風險——在與外包服務提供商訂立合同時,一定要小心看清楚條約,否則一張白紙就可能會讓公司遭遇極大的損失。萬幸的是,上述都是假設,是“可能性”。但是,如果這些風險真的發生,將會對公司財政造成巨大破壞。
IT外包服務風險系數有多大呢?國內暫時還沒有詳盡的數據。不過,關于IT服務的成功率可以作為參考。2002年7月,Gartner IT服務首席分析師Rolf Jester在亞太IT服務高級研討會上說:“中國的IT服務市場仍不夠成熟,大約50%的IT服務合同是以不能讓用戶滿意的方式提交的!
如此高比率的IT服務合同不能讓用戶滿意,IT外包服務也不容樂觀。企業要想獲取預期利潤,必須正確地評估進而努力控制IT外包風險。風險管理(Risk Management)是指經濟單位對可能遇到的風險進行預測、識別、評估、分析并在此基礎上有效地處置風險,以最低成本實現最大安全保障的科學管理方法,主要包括風險管理計劃編制、風險識別、定性風險分析、定量風險分析、風險應對計劃編制以及風險監督和控制六個過程,其目的可以說就是將風險“大事化小、小事化了”。

外包與“鞭子效應”
采用動態管理可以做到“大事化小”,這可以通過經濟學上的“鞭子效應”來解釋。一個多節的鞭子,在抖動時它的每一節都在左右搖擺,但是鞭子整體上仍然能夠保持本身的大致形態和方向。這一點在鞭子運動節數越多的時候就越明顯,我們稱之為“鞭子效應”。用經濟學語言來闡述,就是將單一的決策問題多階段化以求回避風險、提高決策效率。也就是說把整個過程按時間、空間等指標劃分為若干相互聯系的階段,每個階段都需要做出決策,其目標是使整個過程的效果最優化。
目前常用的風險管理是非動態的,一般是把控制過程按照項目的進行分成若干階段,分析各階段潛在的風險因素,從而制定出相應的對策。從表面上看,這種方法也是利用階段控制理論,但畢竟是以靜態的眼光來分析風險,各個階段之間的風險管理工作缺乏必要和有機的聯系,沒有把各階段的工作、工序和風險因素統一起來進行綜合考慮,這種解決方法針對性強但是缺乏彈性。
現實中的風險,大多是異常的、不可預見的風險因素?紤]到“鞭子效應”,作為整個過程的最優策略應該具有這樣的性質:不論過去的狀態和決策如何,相對于前面決策所造成的狀態而言,其后的決策必須構成最優策略。
簡言之,一個最優策略的子策略總是最優的。由于每個階段的決策既依賴于當前的狀態,又影響到以后過程的發展,所以各階段應該選取不同的決策,整個過程的活動策略和效果也就不同?梢哉J為,不論過去階段的狀態是何種形式,目前的決策都必須以當前狀態為決策依據,來考慮下一步的活動。這樣處理,過程的風險狀態就由過去轉移到現在面臨的風險狀態。面臨的風險發生了遷移,進入到新的風險控制循環,即形成了風險的“遷移效應”。

如何消弭風險
  風險遷移,不等于風險消逝。前面我們主要是強調理論分析,這里我們還需要知道一些現實中常用的法則,來爭取讓風險“小事化了”——降低風險的危害

   充分了解你的項目
點菜的時候,有的人自己都沒有搞清想吃的到底是什么口味,比如只告訴廚師“我要吃燉魚”,這樣往往會造成做好的菜不合口味。同樣,很多企業沒有透徹地分析自己的IT需求,他們外包服務只是為了得到立竿見影的效果。選擇外包,企業一定要對整個項目足夠了解,其中包括項目需求、實現方法和預期經濟利益的來源。對于已經完成的部分,要有一套合理的評估方法,這是很重要的。充分了解項目的目標,會幫助你降低風險,這對公司保持在未來的競爭地位,有相當大的幫助。
合同簽訂和項目啟動前,雙方應就項目的工作范圍達到明確的一致。這包括項目需求、所有要完成的任務以及完成任務的基礎條件,這是雙方都要一清二楚的,否則項目實施時會有很多不清楚的地方,驗收時將會出現由于項目范圍理解不一致而帶來的很多麻煩。

  分而治之
  如果選擇同一家服務供應商,會節省一些管理費用。但是,有句諺語是:不要把雞蛋都放在一個籃子里面。如果這家服務供應商出現問題,將帶來巨大的麻煩。如同家庭宴會可以同時邀請多個廚師掌勺一樣,IT外包有時候也可以考慮將項目分給若干個廠商完成。
  將大項目分割成一塊塊能更好管理的小計劃,將可以減少風險。這樣,每一塊都有特定的目標,可以獨立運作,每一塊都可以由不同的服務商來開發。如此一來,外包廠商就可以不只一家。
  當然,這樣企業面臨開發成本增加的壓力。不過,雖然開發成本增加,這卻可以減低廠商的停滯風險。如果有承包者無法如期完成他所負責的部分,只要其他大部分項目可以如期完成,企業就可以將此部分項目交給其它已經完成的廠商。而且,公司對每一部分項目分別進行審核的時候,往往比面對一個大系統更容易從中發現問題,進而減少偷懶的風險。



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