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Word小技巧

1、Alt鍵的妙用
1.按住Alt鍵(或同時按住鼠標上的兩個按鈕)再拖動左右(上下)邊距,可精確調整其值(在標尺上會顯示具體值)。
2.按住Alt再進行相應操作,還可以精確調整圖形、藝術字等“對象”的形狀、大小和在文檔中的位置等。
3.按住Alt后單擊任意單元格可快速選定單元格所在列。按Alt鍵后雙擊表格中任意位置,可快速選定整個表格。
4.按住Alt后拖動鼠標可以按列選定文本。
5.按住Alt拖動菜單命令或工具欄上的圖標可刪除或移動該項到其他位置(同時還按住Ctrl則復制)。
2、雙擊、右擊的妙用
雙擊大多數對象,將彈出相應的設置對話框,可以快速設置有關項目;選定對象(或將光標置于特定位置)后右擊,彈出的快速菜單常會出現工具欄和主菜單中沒有的選項。
1.雙擊橫標尺上的空白灰色區域或豎標尺上任意位置,會彈出“頁面設置”對話框。
2.雙擊標尺上欄間距區域,會彈出“分欄”對話框。
3.雙擊標尺上任何一個制表位,會彈出“制表位”對話框。
4.雙擊工具欄兩側空白處會彈出“自定義”對話框。如雙擊上下邊線則工具欄會變為浮動工具欄。打開“自定義”對話框后右擊菜單命令或工具按鈕可修改它的樣式。
5.選定要復制的格式,再雙擊格式刷,可將選定格式多次復制到其他位置。
6.快速拆分窗口:將鼠標指針移動到垂直滾動條頂端上的拆分條上,變成雙向箭頭后雙擊或拖動可拆分窗口。
7.狀態欄中的雙擊:雙擊狀態欄的前兩個框中任意位置可快速打開“查找和替換”對話框。雙擊“錄制”則彈出“錄制宏”對話框,雙擊“修訂”、“擴展”、“改寫”、書形圖標則分別進入修訂文檔、擴展選定、改寫、進行拼寫與語法狀態。
8.在“文件”的“打開”對話框中,選定文件名后右擊,選擇“打印”可不打開文件而快速打印Word文檔。
9.選定多邊形后右擊,選擇彈出菜單中的“編輯頂點”,按Ctrl不放,單擊連線可增加頂點,單擊頂點則刪除該頂點。鼠標指針移到連線或頂點上右擊還會出現許多選項。
3、關于段落、排版
1.無法調整行間距,字間距:檢查“頁面設置”中的“字符數/行數”選項,設置為“使用默認字符數”,在“段落”對話框中就可調整行間距。
2.設置特大字體:字體列表中的最大字體只有72磅。單擊字體按鈕后再鍵入你想要的磅數(最大為1638磅),再按回車,可得到更大的字體。
3.“三色一無”的妙用:正文或圖形等對象如果設為“白色”、“無線條色”、“無填充色”或“無邊框”往往有特殊的作用:代替空格、隱藏、輔助排版(分欄、添加文字等)。
4.格式刷的妙用:碰沒碰過怎么也無法改變一些文字格式(或者改不成和其他內容相同的格式)的現象?用格式刷試試,往往奏效。
5.查看字體、段落格式:按下Shift+F1組合鍵后,單擊段落中任意文本,可查看該文本正在使用的字體、段落格式。
6.撤消“自動更正”等自動功能:用“撤消”(Ctrl+z)來即時撤消由“自動更正”等產生的意外結果(撤消自動功能替你完成的那一步操作)效果奇佳。
7.快速替換Normail.dot模板:在“另存為”對話框的文件列表中找到文件~$Normao.dot(前綴為“~$”的臨時文件),將已打開編輯好的模板保存為該文件,重新啟動Word即可。用此法也可替換其他正在使用的文件。
8.無法調整“頁面設置”中的項目:在更改紙張大小、方向時有時會出現錯誤提示而無法修改的現象,這多半是因為有些段落的欄寬太窄或左右邊距太小造成的。打開“分欄”對話框后復選“欄寬相等”再進行其他設置即可。
9.段落邊框:選定多個段落后才能設置內部邊框;可以拖動縮進標記調整外部邊框的大小,還可以直接拖動邊框線修改外部邊框的位置。
4、關于快捷鍵、菜單、工具欄
1.在主菜單上添加命令或工具按鈕:使用800×600像素以上的分辨率,主菜單右邊有很多空位置,把最常用的命令或圖標放在上面,好處多多!
2.快速自定義快捷鍵:按下“Ctrl+Alt+Num”組合鍵后,鼠標指針會變為花朵形,再執行要定義快捷的鍵盤或鼠標操作后,就會彈出“自定義鍵盤”對話框讓你指定快捷鍵。
3.漂移下拉菜單:單擊工具欄中“字體顏色”、“填充色”、“外圍邊框”等圖標右側的下拉按鈕后,再拖動彈出列表的標題條到窗口中,可使該菜單漂移。
5、關于圖形(剪貼畫、圖片文件、自選圖形)
1.圖形等“對象”的上下疊放:插入文檔的對象要和正文重疊,必須先設置圖片格式中“文字環繞”為“無環繞”(此時圖片浮于文字上方),“疊放層次”設為“置于文字下方”就可將圖片疊放在文字下面,形成“背景”或“水印”。
2.編輯環繞頂點:單擊“圖片”工具欄上“文字環繞”中的“編輯環繞頂點”,圖片周圍會出現許多頂點,拖動它們可以調整文字環境位置,按住Ctrl鍵再單擊頂點間連線(頂點)可以增加(或刪除)頂點。
3.圖形裁剪后的恢復:可以用“圖片”工具欄中的“裁剪”工具逆向拖動來恢復被裁剪掉的部分。
4.旋轉、編輯:插入文檔中“剪貼畫”,如果你先“取消組合”,再“組合”,就可整體旋轉了!叭∠M合”還可以修改各組成部分(以文件方式插入的剪貼畫可雙擊后編輯)。
5.圖片的再現:插入文檔的圖片,有時在改變顯示比例等操作時會不翼而飛,此時,單擊“繪圖”工具欄上的“選定”按鈕,丟失的圖片就無處藏身。
6.圖片或其他對象的“選定“:當圖片等置于文字下或其他對象下時,有時再也不能用鼠標選定。只要單擊“繪圖”中的“選定”圖標后,再移到對象上,就能單擊“或劃框”選定(選定一個后再按Tab可切換選定不同層次)。
7.移動或復制對象:按住Shift后再拖動可按垂直或水平方向移動(同時還按Ctrl則復制)圖形等對象到新位置。
6、自動加密Word文檔
隨著辦公自動化的普及,用Word的人越來越多,我作為一家公司的文員,更離不開Word。公司為了保守商業機密,規定所有的Word文檔必須加密,每次在Word菜單“工具”→“選項”的“保存”頁中給文檔加密不僅麻煩,而且密碼常常被遺忘。為了省事,我用自動宏給Word做了一個通用密碼,只要新建一個Word文檔它就會自動進行加密工作,很方便!先錄制一個新的宏。運行Word,在它的菜單中依次選擇“工具”→“宏”→“錄制新宏”。這時彈出一個“錄制宏”對話框,我們在“宏名”中輸入“Autonew”,在“將宏保存在”中選擇“所有文檔(Normal.dot)”,然后點擊“確定”按鈕。選擇Word菜單的“工具”→“選項”,在“選項”對話框中選擇“保存”頁,然后在“打開權限密碼”中輸入自己定義的通用密碼,比如“4rt84f”等,當輸入完畢后單擊“確定”按鈕,這時會彈出一個“確認密碼”的對話框,我們只需再次鍵入密碼就行了,然后單擊“確定”按鈕。在Word菜單中依次選擇“工具”→“宏”→“停止錄制”。選擇Word菜單的“文件”→“退出”,關閉Word,這樣宏的錄制工作就完成了。使用自動加密的Word文檔。以后使用Word時,只需點擊“新建空白文檔”按鈕(注:運行Word后Word自動新建的那個空文檔沒有被加密,只有手工新建的文檔才會自動加密),就可如往常一樣工作,根本感覺不出它有什么特殊的地方。驗證加密效果。當我們完成工作后,照常保存并關閉文檔,你同樣感覺不到它有什么特殊之處,但如有人想打開這個文檔,便會發現必須輸入密碼才行!
7、巧用“稿紙”格式
在Word2000中,用戶可以利用“稿紙向導”生成稿紙格式的文檔?墒,如何生成“小字本”格式的文檔呢?問題的關鍵在于掌握稿紙格式的制作過程。Word2000提供的稿紙格式是用繪圖工具繪制并插入“頁眉”中得到的,因此利用“稿紙”格式也要從這一點下手:
①左擊“文件/新建”選單項,選擇“稿紙向導”,生成20×20的稿紙文檔;
②左擊“視圖/頁眉和頁腳”選單項;
③左擊“繪圖”工具欄中的“選擇對象”按鈕;
④右擊“稿紙”,選擇“組合/取消組合”命令;
⑤拖動方格列,排成31×20的“小字本”格式;
⑥左擊“文件/頁面設置”,選擇“文檔網格”卡;
⑦將每頁行數設置為31后確定;
⑧關閉“頁眉/頁腳”即可。
8、妙用Word中的自動圖文集輸入個人信息
在使用Word工作、學習過程中,經常要重復的輸入自己的個人信息。如:姓名、單位、家庭(學校)地址、電話、電子信箱、QQ號碼……對于這樣重復的勞動你是不是早就厭煩了?其實有許多辦法可以解決這個問題的,比方說使用Word中的“自動圖文集”就可以輕松地解決這個問題,幫助您快速地完成這些重復性地操作。
“自動圖文集”的使用步驟如下:
①首先選擇需要存儲在自動圖文集中的文字(可以包括圖片、段落格式等,哈,在個人簽名中加入個漂亮的圖片可真的很不錯)。比方說我選定地就是以下文字:
姓名:蔬菜
家庭地址:中國
電話:1234567
電子信箱:[email protected]
QQ號碼:88888888
②單擊菜單項“插入”→“自動圖文集”→“新建”。在彈出的創建“自動圖文集”對話框中,輸入“自動圖文集”的名字,如你的名字。在本例中假設你輸入的是“個人信息”。
③現在,請你在Word中鍵入“個人信息”。剛一輸入完畢就會彈出一個淺黃色提示框,此時按F3鍵,預定義的圖文格式就會自動輸出在光標所在位置。如果不需要該定義的格式,繼續鍵入其他內容即可跳過。在你新建了“個人信息”這個“自動圖文集”之后,它會出現在“插入”菜單中的“自動圖文集”→“正文”中,通過點擊該菜單也可以輸出您自定義的圖文格式。
9、Word的壓縮功能
如果你有一臺電腦而沒有打印機,你一定希望在Word中編輯的文檔所占的空間比較小,這樣就可以直接將一個文檔拷貝到軟盤上,再到有打印機的電腦上打印。一般來說,如果Word文檔中沒有圖片,那么一張軟盤足可以容納下一個文檔。當文檔中有圖片的時候,這時文檔所占的空間就比較大,有時一張軟盤裝不下。
這種情況通常有兩種解決辦法。一是通過壓縮軟件將文檔壓縮,將壓縮后的文檔拷貝到一張軟盤上,再到其它的電腦上解壓。二是將一個文檔分為幾個小文檔,將它們分別拷貝到幾張軟盤上,再到其它的電腦上合并。我想,這兩種辦法都是非常不方便的。筆者經過實踐,發現Word本身對于含有圖片的文檔,有效果極佳的“壓縮”功能。當然,這不同于真正的壓縮,只是筆者對這種功能的命名!皦嚎s”方法非常簡單,步驟如下:
第一、不要通過剪貼板將圖片直接粘貼到文檔中。如果需要剪貼板里面的圖片,應通過Windows的“畫筆”,將其存為一個文檔。
第二、再將這些圖片文檔直接插入到文檔的相應位置。
第三、選擇Word“編輯”下的“全選”項,選擇該圖片,再選擇“編輯”下的“復制”項。
第四、重新建立一個新文檔,選擇“編輯”下的“粘貼”項,將圖片粘貼到新文檔中。
至此,讀者可以發現,通過剪貼板將圖片直接拷貝所建立的文檔,與通過插入圖片文檔所建立的文檔相比,后者所占的空間小得多。再將后者通過第三、第四步處理得到的文檔與未處理者相比,所占的空間又有明顯地減小。
10、WORD打印到文件的應用
WORD文件打印時,在打印參數設置窗口中有一個選項,叫打印到文件。如果用鼠標點一下使其選中,再點確定進行打印,將彈出一個文件保存窗口,讓用戶選擇WORD打印文件的保存位置,再確定,WORD的內容將輸出到一個打印文件中,默認的文件擴展名是.prn。
那么什么情況下需要使用這個功能,又如何使用這個功能呢?
一、為什么要使用WORD打印文件?
1.普通WORD文件的打印必須要相應版本的WORD的支持,而打印文件不須要WORD的支持,甚至不須要漢字操作系統的支持,這就為WORD文件的異地打印提供了便利。你只要知道異地打印機的型號,就可以將保存的打印文件傳遞過去打印,而不必擔心是否有相應的操作系統,是否有WORD以及是什么版本。
2.在進行文件傳送時,為考慮系統和編輯器的兼容性,常使用文本格式,但文本格式損失了全部的文字格式信息,不能處理圖片信息。而打印文件則克服了這個缺點,其中包含了打印控制、文字、圖片等全部相關信息。
3.prn文件具有較小的體積,為文件交換提供便利。
二、生成打印文件
打印操作與正常打印完全相同,在設置打印參數時要將“打印到文件”復選框選上,在彈出的窗口中填好打印文件保存的位置和文件名,確定即可(如圖)。
三、打印文件的使用
使用打印文件需要先轉換到MSDOS方式下,然后用COPY命令將打印文件發送到打印機,命令格式如下:
copy文件名prn/b
命令共四個部分,其中prn指將輸出設備指定為打印機;
/b指以二進制方式輸出,如無此參數,圖片等信息可能無法正確打印。
四、需要注意的幾個問題
1.WORD打印文件生成以后,就不能再用WORD等編輯工具打開和編輯了,只能直接發送到打印機。
2.打印時,打印機必須先打開,并連機。
3.生成WORD打印文件時,必須考慮用什么打印機打印這個文件,打印機的選擇可在打印參數設置窗口的打印機名稱下拉框中選擇。選擇不同的打印機,生成的打印文件是不同的,如果選用其它打印機,可能打印不出正確的文字格式及圖片。
4.打印文件的打印質量和打印參數的各項設置有關



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